Privacy- en cookieverklaring

Bij Infinitum Nalatenschappen hechten wij veel waarde aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In deze privacy- en cookieverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.

Deze verklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens via onze website www.infinitum-nalatenschappen.nl, via e-mail, telefoon, post en in het kader van onze dienstverlening rondom nalatenschappen.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

[Volledige juridische naam invullen], handelend onder de naam Infinitum Nalatenschappen, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Handelsnaam: Infinitum Nalatenschappen
Bezoekadres: Wim de Körverstraat 1a, 5831 AM Boxmeer
Correspondentieadres: Postbus 38, 5830 AA Boxmeer
Telefoon: 0485 - 820434
E-mail: info@infinitum-nalatenschappen.nl
KvK-nummer: 98740814
Btw-nummer: NL868623489B01

Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij kunnen onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• adresgegevens;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• gegevens die u invult in het contactformulier;
• gegevens die u aan ons verstrekt per e-mail, telefoon of post;
• dossiergegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening rondom nalatenschappen;
• financiële gegevens, bankgegevens en administratieve gegevens voor zover nodig;
• gegevens over erfgenamen, legatarissen, executeurs, schuldeisers of andere betrokkenen;
• identiteitsgegevens of burgerservicenummer, maar alleen als dat noodzakelijk is of wettelijk verplicht is;
• technische gegevens over het gebruik van onze website, zoals IP-adres, browsertype en loggegevens.

3. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• om contactverzoeken te beantwoorden;
• om afspraken in te plannen of terug te bellen;
• om onze dienstverlening uit te voeren, waaronder de afwikkeling en het beheer van nalatenschappen;
• om met cliënten, erfgenamen en andere betrokkenen te communiceren;
• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale of administratieve verplichtingen;
• om klachten of geschillen te behandelen;
• om onze website veilig en goed te laten functioneren;
• om onze dienstverlening en website te verbeteren.

4. Op basis van welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een wettelijke grondslag voor bestaat. Meestal is dat een of meer van de volgende grondslagen:

• uitvoering van een overeenkomst of het nemen van stappen voorafgaand aan het sluiten daarvan;
• wettelijke verplichting;
• gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor een goed functionerende website, dossierbeheer, beveiliging en interne bedrijfsvoering;
• toestemming, voor zover dat nodig is, bijvoorbeeld bij niet-noodzakelijke cookies.

5. Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

In het kader van nalatenschappen kunnen persoonsgegevens gevoelig van aard zijn, bijvoorbeeld gegevens over familieverhoudingen, financiële situaties of testamentaire wensen. Wij verwerken dergelijke gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen, met uw toestemming of omdat een wettelijke verplichting dat vereist.

6. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Wij verkrijgen persoonsgegevens:

• rechtstreeks van u;
• van mede-belanghebbenden of andere betrokkenen bij een nalatenschap;
• van instanties of professionals die bij de afwikkeling betrokken zijn, zoals notarissen, banken, verzekeraars, de Belastingdienst of de rechtbank;
• via onze website, bijvoorbeeld wanneer u het contactformulier invult.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Afhankelijk van de situatie kunnen wij gegevens delen met bijvoorbeeld:

• notarissen;
• banken en financiële instellingen;
• verzekeraars;
• belastingadviseurs, accountants of juridisch adviseurs;
• de Belastingdienst, rechtbanken of andere overheidsinstanties;
• IT-dienstverleners, hostingpartijen, e-mailproviders en websitebeheerders;
• andere partijen die betrokken zijn bij de afwikkeling van een nalatenschap.

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij verwerken persoonsgegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Als persoonsgegevens toch buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat dit alleen gebeurt met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of geldige modelcontractbepalingen.

9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

In de praktijk hanteren wij in ieder geval de volgende uitgangspunten:

• contactaanvragen die niet leiden tot een opdracht bewaren wij in beginsel maximaal 12 maanden;
• administratieve en fiscale gegevens bewaren wij minimaal 7 jaar, voor zover wettelijk vereist;
• dossiergegevens bewaren wij zolang dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze werkzaamheden, de afwikkeling van een nalatenschap en onze bewijs- en rechtspositie;
• gegevens over klachten of geschillen bewaren wij zolang dat nodig is voor een zorgvuldige afhandeling.

10. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of onrechtmatige verwerking. Daarbij kunt u denken aan beveiligde verbindingen, toegangsbeperking, wachtwoordbeveiliging en zorgvuldige interne procedures.

11. Welke rechten heeft u?

U heeft op grond van de AVG verschillende rechten. U kunt ons verzoeken om:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van gegevens, voor zover dat wettelijk mogelijk is;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens, voor zover dat recht van toepassing is;
• bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Wilt u van een van deze rechten gebruikmaken, neem dan contact met ons op via info@infinitum-nalatenschappen.nl. Wij kunnen u vragen om uw identiteit te verifiëren voordat wij uw verzoek behandelen.

12. Klachten

Als u een klacht heeft over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, horen wij dat graag zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13. Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij uw bezoek aan de website op uw apparaat kan worden geplaatst.

Wij gebruiken cookies alleen voor zover dat nodig is voor een goed werkende, veilige en gebruiksvriendelijke website, en - als dat van toepassing is - voor analytische of marketingdoeleinden.

14. Welke soorten cookies gebruiken wij?

a. Functionele en technische cookies

Deze cookies zijn noodzakelijk om de website goed te laten werken. Denk aan cookies die nodig zijn voor:

• beveiliging van de website;
• het correct functioneren van formulieren;
• het onthouden van sessie-instellingen;
• basisfunctionaliteiten van de website.

Voor deze cookies is doorgaans geen toestemming nodig.

b. Analytische cookies

Als wij analytische cookies gebruiken, doen wij dat om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en om de website te verbeteren. Voor zover deze cookies geen of slechts geringe gevolgen hebben voor uw privacy, mogen wij deze zonder toestemming gebruiken. Als analytische cookies uitgebreider worden ingezet, vragen wij daarvoor eerst toestemming.

c. Marketing- of trackingcookies

Alleen als wij in de toekomst marketing-, advertentie- of trackingcookies gebruiken, zullen wij daarvoor vooraf uw toestemming vragen via een cookiebanner. Zonder uw toestemming plaatsen wij deze cookies niet.

15. Cookies van derden

Als op enig moment gebruik wordt gemaakt van diensten van derden, zoals video’s, kaarten, socialmedia-knoppen, chatfuncties of embedded inhoud, kunnen deze partijen zelf cookies plaatsen. In dat geval gelden ook de privacy- en cookieverklaringen van die derden. Wij raden u aan die verklaringen te raadplegen.

16. Cookievoorkeuren wijzigen of verwijderen

U kunt cookies via uw browserinstellingen verwijderen of blokkeren. Ook kunt u eerder gegeven toestemming voor niet-noodzakelijke cookies altijd weer intrekken. Houd er wel rekening mee dat delen van de website mogelijk minder goed werken als u cookies uitschakelt.

17. Wijzigingen

Wij mogen deze privacy- en cookieverklaring van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie wordt altijd op onze website gepubliceerd. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen.